Fazer uma gestão adequada da compra de produtos é fundamental para franquias varejo, afinal, a comercialização das mercadorias é o foco do negócio. 

Apesar disso, muitas franqueadoras ainda têm dificuldade em ajudar sua rede de franqueados a alcançar o equilíbrio necessário para que não haja nem excesso e nem falta de mercadorias no dia a dia da operação. 

Não sabendo exatamente como e quando identificar a necessidade de reposição dos produtos, os franqueados podem acabar comprando muitos artigos que têm uma baixa demanda, ou permitir que faltem itens fundamentais para a sua margem. Tudo isso pode prejudicar seriamente a saúde financeira da franquia e até da rede, de forma total. 

Mas, é possível reverter essa situação com uma metodologia que usa tecnologia para monitorar a venda de produtos: o Open to Buy (OTB). 

O que é Open to Buy 

O Open to Buy é um esquema de gestão que combina análises de estoque, margens e vendas para garantir que uma loja sempre tenha o volume de produtos ideal para aquela época do ano. 

Através de um profundo entendimento de seu mercado e de um retrato do estoque, franqueadora e franqueado podem montar uma fórmula para determinar quando e quanto de cada mercadoria é necessária dentro de um período. 

Assim, uma franquia de calçados poderia perceber que dos meses de outubro a abril, quando as temperaturas são mais altas, é interessante dividir o estoque em: 40% rasteirinhas, 25% sandálias com salto, 20% sapatilhas, 10% tênis e 5% botas, por exemplo. Definido um estoque mínimo para o período, o franqueado poderá monitorar as vendas, será notificado quando o volume estiver muito baixo e houver necessidade de reposição. 

A mesma análise do Open to Buy pode ser feita para detalhar ainda qual o volume ideal de calçados de acordo com características como a numeração, cor, tecido e marca, por exemplo. 

O OTB vale para praticamente qualquer segmento de varejo, incluindo o de moda, eletrônicos, cosméticos, medicamentos, presentes, entre outros. 

Principais vantagens da metodologia

Os benefícios que se destacam na adoção do Open to Buy são: 

Estoque bem balanceado: a análise do mercado e do estoque permitem que as lojas não tenham nem muito nem pouco de cada mercadoria. Com isso, a tendência é que cada franquia tenha um estoque mais organizado, funcional e lucrativo. 

Menor necessidade de liquidações: a estratégia mais utilizada quando há excesso de produtos no estoque é a liquidação. Essa solução, porém, costuma exigir que os preços sejam drasticamente reduzidos, e isso prejudica bastante a margem de lucro da franquia.

Possibilidade de planejamento: uma das maiores vantagens da adoção de sistemas como o Open to Buy é a possibilidade de entender como funciona o seu mercado e preparar-se melhor para ele. A percepção das mudanças de comportamento do consumidor, chegada de novas tendências e da sazonalidade são fundamentais para que a franquia possa realizar um bom planejamento para os próximos meses e anos. 

Maior lucratividade: identificando o mix de produtos, que gera mais rentabilidade dentro de um período, comprando apenas o necessário e reduzindo a incidência de liquidações e outras táticas para desencalhar o estoque, a tendência é que franqueado e franqueadora notem um aumento significativo da lucratividade.

Possibilidade de automatização:  como está aliado a implantação de um sistema de gestão de compras e estoque – como os disponíveis no Solutto – o OTB pode ajudar a automatizar processos como emissão de NF-e e solicitação de pedidos para os fornecedores. Com isso, a operação se torna mais ágil, organizada e sem erros. 

Informações necessárias para implementar o Open to Buy

Para aderir ao OTB é importante que as franquias e franqueadoras façam um estudo de alguns aspectos do negócio. São eles: 

Histórico de vendas: verificar a movimentação de vendas nos anos anteriores é uma boa forma de começar a entender como funciona a sazonalidade no seu negócio e quais são os produtos com maior e menor demanda. 

Inventário do estoque: uma contagem apurada e confiável da situação do estoque que vai determinar como ele pode ser reequilibrado de acordo com a metodologia Open to Buy. 

Cobertura de estoque: um múltiplo de meses desejados para o estoque de determinado item, ou seja, quantos meses o estoque de determinado produto deve durar antes de uma reposição. Esse número pode mudar de acordo com a sazonalidade percebida pelo histórico de vendas e experiências da franquia. 

Mix por produto: a proporção ideal de cada tipo de mercadoria. Deve ser determinada segundo a demanda e a rentabilidade. O mix por produto pode ser tido com uma “fórmula” que identifica quanto de cada produto deve ser adquirido pelo franqueado. 

Com base nessas informações e nas metas estabelecidas pela franqueadora, a marca e o franqueado poderão estabelecer os números ideais para um estoque saudável: sem faltas, sem excessos e que permite a maior lucratividade possível. 

A franqueadora pode usar alguns dados gerais e usar sua expertise para guiar a análise, principalmente no caso de um franqueado recente. Mas é importante que faça o estudo e a determinação do OTB de forma individual.

Depois disso, o franqueado fica responsável por analisar as vendas de cada produtos e atualizar o estoque. 

Para facilitar essa tarefa, pode-se usar a central de compras do Solutto, que organiza as mercadorias com nomes e códigos, permite a integração direta com fornecedores homologados para agilizar as compras, sugere a reposição de acordo de acordo com o estoque atual, automatiza a emissão de notas fiscais e boletos e permite uma atualização do estoque de forma descomplicada. 

Saiba mais sobre a central de compras do Solutto!