Profissionais que atuam no comércio varejista ainda têm dúvidas sobre o funcionamento e aplicabilidade do sistema de emissão de cupom fiscal (PAF-ECF).
Pensando nisso, Erick Vils, sócio-fundador da WebSoftware, responde as 9 peguntas mais freqüentes sobre o que é, para que serve e como essa obrigatoriedade fiscal afeta o comércio varejista e as franquias.
1- Quem está obrigado a contratar um sistema PAF-ECF?
EV: Todo estabelecimento que está obrigado a emitir cupons fiscais ao consumidor deve ter um sistema PAF (Programa Aplicativo Fiscal) que faz a comunicação com a impressora fiscal (ECF) e comanda as impressões de cupons, cancelamentos, descontos concedidos etc.
A maioria dos estados do Brasil passou a obrigar que estes softwares PAF sejam homologados e possuam um laudo técnico com validade nacional emitido por uma instituição credenciada pelo governo.
Este processo de homologação faz diversos testes e validações no sistema PAF, principalmente para saber se o programa não possui funções de "caixa 2".
2- Quais o equipamentos necessários para instalação de um PDV?
EV: O lojista precisa de um computador, uma impressora fiscal com memória fiscal (MFD) e um sistema PAF homologado.
Opcionalmente é possível ter leitores de código de barras e, também, a integração do cartão de crédito diretamente com o computador e, para isso, faz-se necessária a instalação de um PinPad (leitor de cartões de crédito/débito) acoplado ao computador.
3-Qual a documentação necessária para ativar um PDV?
EV: O lojista precisa lacrar a impressora fiscal (ECF) junto à secretaria estadual de fazenda (SEFAZ) e, na maioria dos estados brasileiros, informar qual é o fabricante e a versão do software homologado (PAF) que o estabelecimento utilizará. Alguns documentos serão solicitados e o fornecedor do software auxiliará na entrega destes documentos referentes ao PAF, bem como algumas declarações conjuntas que são exigidas onde fornecedor e lojista se comprometem a não utilizar funções de "caixa 2".
4- Tendo os equipamentos e a documentação necessária, quanto tempo leva para fazer o PDV funcionar?
EV: O processo burocrático é o mais demorado e pode demorar de 1 a 20 dias, dependendo do estado. A instalação e configuração técnica são feitas em menos de um dia.
5- Quais as vantagens e desvantagens de ter um PDV homologado?
EV: Ter um software homologado, mesmo que seu estado ainda não obrigue, é uma vantagem para empresas e franquias que pretendem expandir para outros estados da federação, ou que já desejam se antecipar às futuras obrigatoriedades.
Para as franquias isso é fundamental, pois a maioria possui um padrão de software em toda a rede e geralmente possuem unidades franqueadas em todos os estados da federação.
6- Qual é o órgão que fiscaliza um PDV irregular?
EV: As secretarias estaduais de fazenda (SEFAZ) possuem equipes de fiscalização que visitam estabelecimentos varejistas para verificar a existência de impressoras fiscais e respectivos softwares PAF conectados às impressoras.
7- Quais os riscos de utilizar um PDV sem a homologação ou emitir cupons não fiscais?
EV: Emitir cupons fiscais é uma obrigatoriedade em todos os estados. Alguns obrigam, inclusive, que as vendas em cartão de crédito sejam controladas pelo próprio PAF, proibindo a utilização dos POS (maquinetas da Cielo/Redecard).
Não emitir cupons fiscais, utilizar equipamentos (ECF) adulterados, emitir cupons com valores incorretos, dentre outros casos, é crime contra a ordem tributária, previsto em lei e punido com reclusão e multa.
8- O que acontece se eu for fiscalizado e estiver irregular?
EV: Em alguns casos e tipos de problema o estabelecimento possui alguns dias para apresentar documentações e prestar esclarecimentos. Em outros, o estabelecimento pode ser fechado e os responsáveis punidos com reclusão e multas.
9- Depois de emitido o cupom fiscal, como é feita a cobrança dos impostos devidos?
EV: As impressoras fiscais com memória fiscal MFD possuem todo o histórico de vendas e impostos devidos nos cupons emitidos por elas.
O software PAF possui obrigatoriedade de gerar arquivos com este movimento em vários formatos, como por exemplo, SPED, EFD (Escrituração Fiscal Digital) e outros determinados por atos COTEPE. Com estes arquivos, os escritórios de contabilidade conseguem processar o total devido de imposto e o lojista efetua o pagamento das guias de recolhimento na modalidade que estiver enquadrado (SIMPLES, Lucro Presumido etc.).
Nota: A WebSoftware é a fabricante do software PAF chamado WebSoftware PDV (www.websoftwarepdv.com.br) que é um sistema homologado em todo o território brasileiro e compatível com as legislações de ICMS/ISS/SPED/EFD/Sintegra, além de integrado às operadoras de cartão de crédito e débito.
Todos os clientes de franquia e redes de lojas que utilizam o software WebSoftware PDV integrado ao Solutto ERP ou ao Virto ERP podem continuar tranquilos quanto à legalidade e homologação dos softwares da fabricante, que a cada ano se posiciona como uma importante fornecedora de soluções completas e integradas para estes segmentos.
